การจัดซื้อ (Procurement) ไม่ใช่แค่การซื้อขายสินค้าหรือบริการเพื่อให้เพียงพอต่อความต้องการขององค์กร แต่ยังเป็นส่วนสำคัญที่สามารถสร้างคุณค่า เพิ่มประสิทธิภาพ และช่วยลดต้นทุนในกระบวนการทั้งหมดขององค์กรอีกด้วย ดังนั้น ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ฝ่ายจัดซื้อคือหนึ่งในกุญแจสำคัญของการขับเคลื่อนธุรกิจ บริษัทชั้นนำจึงมักมองหาบุคลากรที่มีทักษะและความเชี่ยวชาญในการวางแผนการจัดซื้อที่ครอบคลุมมากกว่าแค่การต่อรองราคาเพียงอย่างเดียว
7 ขั้นตอนการจัดซื้อที่ต้องรู้ก่อนเข้าทำงานบริษัทชั้นนำ
บทบาทของตำแหน่งจัดซื้อภายในองค์กร
- วิเคราะห์และระบุความต้องการขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าและบริการที่จัดซื้อมีคุณภาพ ตรงตามความต้องการ และอยู่ในงบประมาณที่เหมาะสม
- คัดเลือกและบริหารซัพพลายเออร์ โดยมุ่งเน้นที่คุณภาพ ราคา ความสามารถในการจัดส่ง และความสัมพันธ์ในระยะยาว
- เจรจาต่อรองสัญญา เพื่อให้ได้ราคาดีที่สุดและลดต้นทุนการดำเนินงาน
- จัดการและลดความเสี่ยงในซัพพลายเชน เช่น ปัญหาการขาดแคลนวัตถุดิบ ความล่าช้าในการขนส่ง หรือปัจจัยเสี่ยงด้านกฎหมาย
- นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อ ลดข้อผิดพลาด และทำให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น
เมื่อทราบถึงบทบาทที่สำคัญของตำแหน่งจัดซื้อแล้ว หัวข้อต่อไปจะพาไปสำรวจกลยุทธ์ที่จำเป็นในการวางแผนการจัดซื้อให้ประสบความสำเร็จ
กลยุทธ์การวางแผนการจัดซื้อฉบับมืออาชีพ
1. ทำความเข้าใจความต้องการขององค์กร
ขั้นตอนการจัดซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อต้องทำคือ การเข้าใจว่าบริษัทต้องการอะไร โดยต้องศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลขององค์กรให้รอบด้าน ตั้งแต่เป้าหมายทางธุรกิจ นโยบายด้านการเงิน ไปจนถึงความต้องการของแผนกต่าง ๆ การทำงานร่วมกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชี และฝ่ายโลจิสติกส์ โดยยิ่งเข้าใจองค์กรมากเท่าไร ก็ยิ่งช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถเลือกซัพพลายเออร์และผลิตภัณฑ์ที่ตอบโจทย์องค์กรได้อย่างตรงจุด
2. วางแผนกลยุทธ์การจัดซื้อแบบเชิงรุก
แทนที่จะรอให้แผนกอื่นแจ้งความต้องการ ฝ่ายจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพควรมีการวางแผนขั้นตอนการจัดซื้อเชิงรุก โดยพิจารณาถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่อาจส่งผลต่อการจัดซื้อ เช่น การเปลี่ยนแปลงของตลาด แนวโน้มราคา และภาวะเศรษฐกิจ เพื่อให้สามารถจัดหาวัตถุดิบหรือสินค้าได้ในราคาที่ดีที่สุดในช่วงเวลาที่เหมาะสม
3. การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์
ซัพพลายเออร์เปรียบเสมือนพันธมิตรทางธุรกิจที่มีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร ดังนั้น การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและเป็นมืออาชีพจึงช่วยให้ได้รับข้อเสนอที่ดีที่สุด มีความต่อเนื่องในการจัดส่ง และสามารถเจรจาต่อรองได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการบริหารซัพพลายเออร์ที่ดีสำหรับฝ่ายจัดซื้อมีแนวทางดังนี้
- การประเมินซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอ
- การรักษาความสัมพันธ์แบบ Win-Win
- การใช้กลยุทธ์หลายซัพพลายเออร์เพื่อป้องกันความเสี่ยง
4. การจัดการต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ
การควบคุมต้นทุน คืออีกหนึ่งหัวใจสำคัญของการวางแผนการจัดซื้อ โดยกลยุทธ์ที่ดีควรเน้นที่การลดต้นทุนโดยไม่กระทบต่อคุณภาพของสินค้าและบริการ ซึ่งวิธีการที่นิยมใช้ ได้แก่
- การเจรจาต่อรองราคาอย่างมีประสิทธิภาพ
- การสั่งซื้อสินค้าในปริมาณที่เหมาะสมเพื่อลดต้นทุนต่อหน่วย
- การวิเคราะห์ต้นทุนรวม (Total Cost of Ownership – TCO) ซึ่งรวมถึงต้นทุนแฝง เช่น ค่าขนส่ง ค่าจัดเก็บสินค้า และค่าบำรุงรักษา
5. การใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการจัดซื้อ
ในยุคดิจิทัล การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดซื้อคือสิ่งที่นักจัดซื้อมืออาชีพต้องศึกษา โดยปัจจุบันมีซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มต่าง ๆ ที่ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้
- ERP (Enterprise Resource Planning) ใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลซัพพลายเออร์และกระบวนการจัดซื้อ
- E-Procurement ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใส
- AI และ Data Analytics ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลแนวโน้มราคา และการคาดการณ์ความต้องการขององค์กร
6.การบริหารความเสี่ยงในกระบวนการจัดซื้อ
กระบวนการจัดซื้อมีความเสี่ยงหลากหลายรูปแบบ เช่น การส่งมอบล่าช้า สินค้าคุณภาพต่ำ หรือภาวะตลาดที่ไม่แน่นอน ด้วยเหตุนี้ ฝ่ายจัดซื้อจึงต้องมีแผนบริหารความเสี่ยงที่ดี เช่น
- การกระจายแหล่งจัดซื้อ เพื่อลดการพึ่งพาซัพพลายเออร์รายเดียว
- การทำสัญญาซื้อขายที่มีเงื่อนไขชัดเจน
- การติดตามและประเมินซัพพลายเออร์อย่างต่อเนื่อง
7. การปรับตัวต่อแนวโน้มและความเปลี่ยนแปลงในตลาด
ตลาดมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ทั้งด้านเทคโนโลยี กฎระเบียบ และพฤติกรรมผู้บริโภค ฝ่ายจัดซื้อที่มีศักยภาพพอสำหรับทำงานในองค์กรชั้นนำต้องสามารถปรับตัวและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งแนวโน้มที่สำคัญในปัจจุบัน ได้แก่
- Sustainable Procurement การวางแผนการจัดซื้อที่คำนึงถึงความยั่งยืนและสิ่งแวดล้อม
- Digital Procurement การใช้เทคโนโลยีช่วยจัดซื้อเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ
- Global Sourcing การมองหาซัพพลายเออร์จากต่างประเทศเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มทางเลือก
การเป็นนักจัดซื้อมืออาชีพในบริษัทชั้นนำ ต้องอาศัยทั้งความรู้ ประสบการณ์ และทักษะที่หลากหลาย การวางแผนการจัดซื้อที่ดีไม่ใช่แค่การหาของถูกและดี แต่ต้องสามารถสร้างคุณค่าให้องค์กรในระยะยาว โดยสำหรับใครที่สนใจสมัครงานจัดซื้อ ทั้งตำแหน่งที่หยุดเสาร์-อาทิตย์ รวมถึงงานจัดซื้อแบบฟรีแลนซ์ สามารถสร้างโปรไฟล์ของคุณให้โดดเด่นด้วยเครื่องมืออย่าง Super Resume เพื่อสมัครงานตำแหน่งจัดซื้อที่ใช่ได้เลยที่ JOBTOPGUN แพลตฟอร์มที่จะช่วยให้คุณค้นหาโอกาสใหม่ ๆ ในการทำงานที่ตรงกับความสามารถและความฝันของตนเอง ดาวน์โหลดแอปพลิเคชันได้ฟรีทั้งระบบ iOS และ Android
ข้อมูลอ้างอิง
- Top 10: Procurement Strategies. สืบค้นเมื่อวันที่ 3 กุมภาพันธ์ 2568 จาก //procurementmag.com/procurement-strategy/top-10-procurement-strategies
